Die Mitarbeitervertretung bzw. der Betriebsrat haben die gesetzlich definierte Aufgabe, die Interessen der Beschäftigten eines Betriebs zu vertreten. Somit liegt auch der Schutz vor Missbrauch bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Arbeitnehmerdaten in ihrem Zuständigkeitsbereich.
Da die Mitglieder jeweiligen Interessenvertretungen in der Regel wenig oder nur bedingtes Wissen zu den Vorschriften im Bereich Datenschutz besitzen, bieten die Experten der Digital Compliance Consulting GmbH verschiedene Arten von Unterstützung für die Vertreter der betrieblichen Beschäftigten.
Die Unterstützung kann an folgenden Stellen ansetzen:
- Schulung von Mitarbeitervertretern und Betriebsräten zum Thema Beschäftigtendatenschutz
- Coaching bei der Bearbeitung von betrieblichen Themen zu dem Thema Datenschutz
- Beratung bei technischen und datenschutzrechlichen Fragen zur Einführung und Nutzung von technischen Anlagen und Systeme
- Unterstützung bei der Erarbeitung von Betriebsvereinbarungen zum Thema Datenschutz
- Begleitung bei der Ausübung von Kontrollrechten gegenüber dem Arbeitgeber z.B.
- Prüfung des Verzeichnisses von Verfahrenstätigkeiten
- Prüfung der Einhaltung der Datenschutzgrundsätze
- Überwachung der Wahrung der Zweckbindung von Daten
- Prüfung der ordnungsgemäßen Benennung des betrieblichen Datenschutzbeauftragten
- Unterstützung bei der Umsetzung von Datenschutzvorgaben bei der Betriebsratsarbeit
Software zur Datenschutz Dokumentation
Die Struktur der von uns verwendeten Datenschutz-Dokumentations-Software folgt dem Grundsatz „keep it small and simple“. Es werden die Themen abgearbeitet, die für eine ordnungsgemäße Dokumentation wichtig sind. Dabei hilft die Struktur der eingesetzten Software, sich auf die in der DS-GVO wesentlichen Elemente zu beschränken. So unterstützt unsere Datenschutz-Software beispielsweise bei der Dokumentation der Verfahrenstätigkeiten, der Auftragsverarbeiter, der Technischen und Organisatorischen Maßnahmen, der Zuordnungen von Dokumenten zu Löschpflichten sowie der Erfüllung von Betroffenenrechte und Informationspflichten. Ebenso unterstützt sie bei weiteren Pflichten der DS-GVO, die für ein Unternehmen bzw. einen Datenschutzbeauftragten wichtig sind, wie z.B. der Report für die Aufsichtsbehörde, Auswertelisten für den DSB u.v.m.
DigiBizs Solutions
Unsere Software wurde durch „Datenschutzpraktiker“ unter Berücksichtigung der aktuellen rechtlichen Vorgaben entwickelt.
Die Software setzt die Dokumentationsanforderungen der DS-GVO um und bietet als deutsche Cloudlösung neben automatisierten Backups sowohl eine Leitungs- als auch eine Speichermedienverschlüsselung an, welche dem „BAFIN-Standard“ entspricht.
Für die Erfassung der Dokumentationen im elektronischen Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten sind viele Verarbeitungstätigkeiten, Arten der Personenbezogenen Daten und Kategorien der Personenbezogenen Daten als Auswahllisten hinterlegt. Diese helfen bei der Erstellung der Dokumentation und erleichtern die Arbeit.
Unsere Datenschutz-Dokumentations-Software trägt den Namen DigiBizS Solutions ist mehrsprachig einsetzbar. Zurzeit stehen die Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch, Polnisch, Italienisch, Spanisch und Russisch zur Verfügung.
Die Datenschutz-Dokumentations-Software beinhaltet eine Funktion, welche die Risikobeurteilung von Datenverarbeitungen automatisierte, unterstützt. Dieser Automaten basiert auf den Ausführungen der DSK zur Risikobeurteilung sowie dem Schutzstufenkonzept der LfD Niedersachsen. Ein beispielhaftes Ergebnis einer Risikobeurteilung wird auf dem nachfolgenden Screenshot gezeigt. Natürlich sind bei der Risikobeurteilung die Fragen der Schwellwertanalyse nach WP248 rev. 01 sowie die Kontrollfragen zur „Blacklist“ intergriert. Ebenso erlaubt die Datenschutz-Dokumentations-Software dem DSB jede Verarbeitungstätigkeit zu bewerten und Hinweise dazu zu formulieren.
