Die Struktur der von uns verwendeten Software zur Datenschutz-Dokumentation folgt dem Grundsatz „keep it small and simple“. Es werden die Themen abgearbeitet, die für eine ordnungsgemäße Dokumentation wichtig sind. Dabei hilft die Struktur der eingesetzten Software, sich auf die in der DS-GVO wesentlichen Elemente zu beschränken. So unterstützt unsere Datenschutz-Software beispielsweise bei der Dokumentation der Verfahrenstätigkeiten, der Auftragsverarbeiter, der Technischen und Organisatorischen Maßnahmen, der Zuordnungen von Dokumenten zu Löschpflichten sowie der Erfüllung von Betroffenenrechte und Informationspflichten. Ebenso unterstützt sie bei weiteren Pflichten der DS-GVO, die für ein Unternehmen bzw. einen Datenschutzbeauftragten wichtig sind, wie z.B. der Report für die Aufsichtsbehörde, Auswertelisten für den DSB u.v.m.
Für die Erfassung der Dokumentationen im elektronischen Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten sind viele Verarbeitungstätigkeiten, Arten der personenbezogenen Daten und Kategorien der personenbezogenen Daten als Auswahllisten hinterlegt. Diese helfen bei der Erstellung der Dokumentation und erleichtern die Arbeit.
Die Software DigiBizS Solutions unterstützt bei der Dokumentation folgender datenschutzrechtlicher Anforderungen:
- Verarbeitungsverzeichnis (VVT)
- eine Übersicht der Aufbewahrungs- und Löschfristen je Verarbeitungstätigkeit
- die Auftragsverarbeitungen sowie externe Dienstleistungen
- eine Risikobewertungen für jede Verarbeitungstätigkeit
- Technische und organisatorische Maßnahmen
- falls notwendig eine Datenschutz-Folgenabschätzung
- Datenschutzprozesse
- Informationspflichten
- Betroffenenrechte
- Datenpannen
Unsere Datenschutz-Dokumentations-Software trägt den Namen DigiBizS Solutions und ist mehrsprachig einsetzbar. Zurzeit stehen die Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch, Polnisch, Italienisch, Spanisch und Russisch zur Verfügung.
Die Datenschutz-Dokumentations-Software beinhaltet eine Funktion, welche die Risikobeurteilung von Datenverarbeitungen automatisiert und unterstützt. Dieser Automatismus basiert auf den Ausführungen der DSK zur Risikobeurteilung sowie dem Schutzstufenkonzept der LfD Niedersachsen. Natürlich sind bei der Risikobeurteilung die Fragen der Schwellwertanalyse nach WP248 rev. 01 sowie die Kontrollfragen zur „Blacklist“ intergriert.
Ebenso erlaubt die Datenschutz-Dokumentations-Software dem DSB jede Verarbeitungstätigkeit zu bewerten und Hinweise dazu zu formulieren.
Ihr direkter Zugang zur Software: DigiBizS Solutions
